周年記念イベントの進行は、実施場所の選定や予約、プログラムの企画・運営、ゲストへのオファー、各種ツールの制作、招待客のピックアップ、開催告知など、準備すべきことが非常に多い仕事です。行き当たりばったりで進行すると、どこかでミスが起き、スケジュールがずれてしまうでしょう。よくあるスケジュールミスとしては、「会場を押さえてから招待する人数が変わって、収容制限が必要なった」「他の準備を進めている間に、会場の予約が埋まってしまった」などがあげられます。

イベント担当者が部署間の垣根を超えて集められるようなケースでは、ふだん交流のない人同士で準備を進めていく必要があります。チームが団結できていなければ、スケジュールを合わせづらかったり、コミュニケーションがとりづらかったりと、進行に支障が出てしまう可能性があるでしょう。また、そもそもの開催目的がチーム間で共有できていなければ、「企画したプログラムがイベントの目的にそぐわないものだった」「メンバーそれぞれ思いつきの企画を持ってきた」という失敗も起こり得ます。

周年記念イベントは決めるべきことが多く、つい、最終決定を上司や予算にゆだねがちです。しかし、上司の反応や予算を気にしすぎると、肝心のプログラムの中身が本来の趣旨とずれていき、ターゲットに届かないものになってしまうという失敗も起こり得ます。プログラムを決定する際は、今一度チームでターゲットを共有しなおし、社内の意見や予算と折り合いをつけつつも、ターゲットに届く内容であるかどうかを見極める必要があります。

イベント開催に向けてチームが連携し、滞りなく進行できていたとしても、役員の承認を得ていなかったばかりに、開催直前で大きな変更が命じられるケースがあります。すでに準備が進められている段階でのどんでん返しは、致命的な進行の遅れにつながるでしょう。こうした事態を避けるためにも、進行中は定期的に役員や経営層とコミュニケーションを取る機会を設け、その都度進行に問題がないかを確認しておきましょう。